Teknolojiyi İşe Koşmak: Üye Yönetim Sistemleri

Üye yönetim sistemleri kurumunuzun işleyişini nasıl etkiler, hiç düşündünüz mü? Yoksa tüm gün deli gibi çalışıp yine de bitmemiş işler listesi sürekli kabaranlardan mısınız? Şimdi elinizdeki o işi yavaşça bir kenara bırakın ve gelin yazımıza bir göz atın. 

Bugün birçok dernek, vakıf ve STK kurumlarının işleyişini daha verimli hale getirebilmek için teknolojiden yararlanıyor. Ancak yine de geleneksel yöntemlerle çalışmalarını sürdüren, farklı nedenlerle tüm bu teknolojilere olan mesafesini koruyan birçok kurum bulunuyor. Bu nedenle bu yazıda Raklet gibi üye yönetim sistemleri özelinde teknolojinin kurumunuza ve size nasıl fayda sağlayabileceğini genel hatlarıyla özetlemeye çalıştık.

Asıl amacınıza odaklanın

Tüm gün makbuz kesmek, yeni üye kayıtlarını almak, üyelik güncellemelerini ya da aidat ödemelerini takip etmek tahmin ettiğinizden çok daha fazla zaman alabilir ve sizi asıl amacınızdan uzaklaştırarak yaptığınız işe yabancılaştırabilir.

Oysaki bugün üye yönetim sistemleri sayesinde bu süreçleri otomatik hale getirip çok daha etkin bir şekilde işlemelerini sağlayabilirsiniz. Böylece çalışanlarınız kurumunuz için gerçekten önemli olana, amacınıza odaklanabilir; enerjilerini var olan projelerinizi geliştirmek ve yenilerini hayata geçirmek için kullanabilirler.

Verilerinizden etkin bir şekilde yararlanın

Üye yönetim sistemleri verilerinizi sağlıklı bir şekilde kaydetme ve sonrasında bu verileri dilediğiniz gibi kullanma imkanı sunar. Raklet’le üyelerinizi istatistikler eşliğinde görebilir; kurumunuzun performansını değerlendirebileceğiniz, farklı durumları analiz edebileceğiniz raporlar elde edebilirsiniz.

Mesafeler artık engel değil

Şehrin, ülkenin ya da dünyanın farklı bölgelerindeki çalışanlarınız, bulut teknolojileri sayesinde tek bir doküman üzerinde çalışabilir, var olan veri tabanını güncelleyebilir ve projelerin gidişatına katkıda bulunabilirler. Bulut teknolojisi uygulamaları hakkında daha fazla bilgi için: 

Kurumunuzun gelirlerini artırın

Online ödeme seçenekleriyle bağışçılarınızın bağış yapmasını kolaylaştırmak, amacınızı daha çok insana duyurmak ya da etkinliklerinizi etkin bir şekilde duyurup yüksek katılım sağlamak…Raklet gibi üye yönetim sistemleriyle tüm bunlar için yaratıcı çözümlere sahipsiniz.  

Bağışçılarınızı harekete geçirin

Raklet sayesinde yürüttüğünüz bağış kampanyalarında kurumunuzun bağış hedeflerine ne kadar yaklaştığına dair anlık güncellemeler paylaşabilirsiniz. Bağışçılarınızın süreci izlemelerine imkan vermek önemli çünkü hedefe yaklaşıyor olmanız ve projeyi gerçekleştirebileceğinize olan inanç, onları size destek olmaları için daha çok motive eder.

Teknoloji yatırımı yapmaya değer mi ?

Teknolojiyi kurumunuzun işleyişine dahil etmek, bunun için gerekli zemini hazırlamak ve çalışanlarınıza bu yeni araçları benimsetmek tek bir gecede başarabileceğiniz bir iş olmayabilir. Çalışanlarınızın yaş ortalamasına, motivasyonuna ve teknolojiyle kurdukları ilişkiye bağlı olarak belli bir emek ve zaman harcamanız gerekebilir. Ancak sonrasında elde edeceğiniz başarıları, verimi artan iş akışınızı düşündüğünüzde buna fazlasıyla değdiğini göreceksiniz. Üstelik söz konusu üye yönetim sistemi Raklet ise süreç çok daha kolay.

Raklet’i Şimdi ÜCRETSİZ Kullanmaya Başla!

Raklet Hesabınızda E-mail Şablonu Oluşturma

Raklet’te sık gönderdiğiniz emailler için şablonlar oluşturabilir, sonrasında bu şablonları kullanarak email gönderimi sürecini çok daha kolay hâle getirebilirsiniz. Email şablonu oluşturmak için:

  1. Yönetici panelinde sol tarafta bulunan Email sekmesine tıklıyor ve açılan ekrandan Şablonlar butonunu seçiyoruz. Sağ tarafta bulunan +Yeni Şablon Oluştur butonuna basarak şablonumuzu oluşturacağımız ekrana yönlendiriliyoruz.

2. Buradan şablonumuzu oluştururkenki ilk aşama olan Plan bölümünde, mailimizin konusuna karar verip Tasarla” butonuna basarak ikinci adıma geçiyoruz.

3. Tasarla ekranında emailimizde yer almasını istediğimiz bölümleri +Bölüm Ekle butonuna basarak seçebilmemiz mümkün. E-mailimizin kompozisyonunu resim ve metin olarak oluşturabilir, dilersek dosya ekleyebilir ve bu bölümlerin sırasını dilediğimiz gibi belirleyebiliriz.

4. Mailimizde yer almasını istediğimiz resim ya da dosya için ilgili bölümü tıklıyor ve karşımıza gelen pencerede yer alan Dosya Seç butonuyla bilgisayarımızda kayıtlı bulunan herhangi bir resmi ya da dosyayı emailimize ekleyebiliyoruz.

5. Metin bölümünü oluşturmak için ise yine ilgili bölümü tıklıyor ve açılan pencerede metnimizi oluşturup Kaydet butonuna basıyoruz. Gönderdiğimiz emailin kişiye özel olmasını istiyorsak Kişisel Alan Ekle bölümünden Ad ve Soyad’ı seçmemiz yeterli.

6. Tüm bölümlerimizi tasarladıktan sonra sağ alt köşede bulunan Kaydet butonuna basarak şablonumuzu oluşturmuş oluyoruz.

Raklet Hesabınızdan E-mail Gönderme

Göndereceğiniz emailler yoluyla sistemde bulunan kişilerinizle sağlıklı bir iletişim kanalı oluşturabilirsiniz. Oluşturduğunuz kategoriler doğrultusunda toplu ya da bireysel, standart ya da kişiselleştirilmiş emailler gönderebilmeniz mümkün. Bunun için:

  1. Admin tarafında Email bölümüne gidiyor ve gelen sayfada +Yeni Email Oluştur butonuna tıklıyoruz.

2. Böylece e-mailimizi oluşturmada ilk adımımız olan Planlama sayfasına yönlendiriliyoruz. Burada Alıcılar kısmından emailimizi göndermek istediğimiz kişileri liste, etiket ya da kişi bazında seçerek belirlememiz mümkün. Sonrasında emailimizin konu kısmında yer almasını istediğimiz metni giriyor ve Tasarla” butonuna basarak bir sonraki adıma geçiyoruz.

3. Tasarla bölümünde öncesinde oluşturduğumuz bir şablonu kullanmak istiyorsak sağ üstte bulunan Şablonlardan Seç butonuna tıklayıp ilgili şablonu seçmemiz yeterli (Bkz. E-mail şablonu oluşturma). Eğer sıfırdan bir e-mail oluşturmak istiyorsak sol tarafta bulunan Bölüm Ekle butonuna basarak e-mailimizi tasarlayabiliriz.

4. Mailimizde yer almasını istediğimiz resim ya da dosya için ilgili bölümü tıklıyor ve karşımıza gelen pencerede yer alan Dosya Seç butonuyla bilgisayarımızda kayıtlı bulunan herhangi bir resmi ya da dosyayı emailimize ekleyebiliyoruz.

5. Metin bölümünü oluşturmak için ise yine ilgili bölümü tıklıyor ve açılan pencerede metnimizi oluşturup Kaydet butonuna basıyoruz. Gönderdiğimiz emailin kişiye özel olmasını istiyorsak Kişisel Alan Ekle bölümünden Ad ve Soyad’ı seçmemiz yeterli.

6. Gerekli bölümleri oluşturduktan sonra sağ alt köşede bulunan önizleme butonuna tıklayabilir, emailimiz istediğimiz gibiyse Şimdi Gönder butonuna tıklayarak seçtiğimiz alıcılara gönderebiliriz. Dilersek öncesinde kendimize Deneme E-maili göndermemiz de mümkün.

Raklet Hesabınızdan SMS Gönderme

Topluluğunuzla etkili bir iletişim sürdürmenin bir diğer yolu da kişilerinize gönderdiğiniz SMS’ler. SMS gönderimini de Raklet üzerinden kolayca gerçekleştirebilmeniz mümkün. Bunun için:

  1. Yönetici panelinde sol tarafta bulunan SMS sekmesine tıklıyor ve gelen ekranda +Yeni Sms Oluştur butonuna tıklıyoruz.

2. Böylece SMS’imizi oluşturmada ilk adımımız olan Planlama sayfasına yönlendiriliyoruz. Burada Alıcılar kısmından SMS göndermek istediğimiz kişileri liste, etiket ya da kişi bazında seçerek belirlememiz mümkün. Sonrasında İleri butonuna tıklıyor ve ikinci adım olan Tasarla bölümüne geçiş yapıyoruz.

3. Tasarla bölümünde öncesinde oluşturduğumuz bir şablonu kullanmak istiyorsak sol tarafta bulunan Şablonlardan Seç butonuna tıklayıp ilgili şablonu seçmemiz yeterli. Eğer sıfırdan bir SMS oluşturmak istiyorsak metin bölümünde SMS’imizi oluşturup Önizleme butonuna basıyoruz. Gönderdiğimiz SMS’in kişiye özel olmasını istiyorsak Kişisel Alan Ekle bölümünden Ad ve Soyad’ı seçmemiz yeterli.

4. Önizleme bölümünde SMS’imizi doğru bir biçimde oluşturabilmek için yapmamız gereken değişiklikleri (türkçe karakter, boşluklar..) görebiliriz. Oluşturduğumuz metin olması gereken gibiyse Şimdi Gönder butonuyla seçtiğimiz alıcılara gönderebilir, dilersek deneme SMS’i göndererek test edebiliriz.

Üyelere Aidat Borcu Hatırlatma E-maili Gönderme

Üyelerinize, Raklet hesabınızdan tek tıkla borçlarını ödeyebilecekleri emailler gönderebilirsiniz. Bunu yaparken göndereceğinizin emaillerin, her bir üyenizin adını-soyadını ve güncel bakiye bilgisini otomatik olarak içermesini sağlayabilirsiniz. Düzenli olarak borç hatırlatma emailini göndererek gelirlerinizi artırabilir ve fazla iş yükünden kurtulabilirsiniz. Bunun için:

  1. Admin tarafında Email bölümüne gidiyoruz. Gelen sayfadaki +Yeni Email Oluştur butonuna tıklıyoruz.

  1. Email oluşturma adımlarından birincisi olan Plan bölümündeki Alıcılar kısmında emailimizi göndermek istediğimiz alıcıları ayarlıyoruz (Detaylı bilgi için Email Oluşturma). Son olarak emailimizin konusunu (başlığını) yazarak Tasarla butonuna basıyoruz.

  1. Email içeriğimizi tasarladığımız bu bölümde üyemizin borcunu belirtmek için Kişisel Alan Ekle bölümünden bakiyeyi seçiyor, böylece borç bilgisini mailimizde ilgili cümleye yerleşirmiş oluyoruz. +Bölüm Ekle butonundan Ödemeyi seçtiğimizde email bölümlerimize Ödeme Yap butonunun eklendiğini göreceğiz. Ödeme butonunun olduğu bölümü, üyemizin ad-soyad ve bakiyesini otomatik olarak alacağı şekilde oluşturduğumuz metin bölümünün altına taşıyarak yerleştirme işlemini gerçekleştiriyoruz.

  1. Email bölümlerimizin tasarımı ve yerleşimini tamamladıktan sonra emailimizin nasıl görüneceğini kontrol etmek için Önizleme butonuna tıklıyoruz. Açılan önizleme sayfasındaki gerekli kontrolleri yaptıktan sonra Şimdi Gönder butonuna tıklayarak mailimizi gönderiyoruz.

Raklet Dışı Yöntemlerle Yapılan Ödemeleri Sisteme Ekleme

Raklet üzerinden, üyeler tarafından online olarak yapılan ödemeler, hesabınıza otomatik olarak kaydedilir. Bunların dışında gelen ödemeleri manuel olarak hesabınıza kaydetmek için iki seçeneğiniz var:

  1. Ödemeyi ilgili üyenin profili içinden ekleme
  2. Ödemeyi Üyelik bölümünden ekleme

Ödemeyi ilgili üyenin profili içinden ekleme

  1. Admin tarafında Bağlantılar bölümüne gidiyor ve ödeme bilgisi eklemek istediğimiz üyemizin ismini sağ üst köşede bulunan arama kutucuğuna yazıyoruz.

  1. Yönlendirildiğimiz ekran kişilerimize dair en temel verileri görüntüleyebildiğimiz hızlı erişim ekranı. Burada Ödeme Ekle butonuna tıklayarak ödeme işleminin ayrıntılarını girebileceğimiz ekrana geçiş yapabiliriz. Tek yapmamız gereken ödeme metodunu ve tutarını girip kaydet butonuna basmak. 

3. Eğer tarih  bilgisini de girmemiz gerekiyorsa çok daha ayrıntılı veri girişi yapabileceğimiz üye profilinde gidip buradan ilgili ödemeye ait düzenleme butonunu tıklamamız yeterli.

Ödemeyi Üyelik bölümünden ekleme

  1. Üyelerinizin finansal süreçlerini yönetici panelindeki Üyelik bölümünden takip edebilmeniz mümkün. Bir üyemize ödeme eklemek için Ödemeler bölümüne geçiş yapıyoruz.

  1. Açılan sayfada Üye bölümünden ödemenin hangi üyemize ait olduğunu seçiyoruz. (Burada, Seç bölümüne ilgili üyenin adını yazarak, kolay ulaşım sağlayabiliriz.) Daha sonrasında ödeme detaylarını girerek Kaydet butonuna basıyor ve ödemeyi ekliyoruz.

Raklet Dışı Yöntemlerle Yapılan Bağışları Sisteme Ekleme

Raklet üzerinde oluşturduğunuz kampanyalar dahilinde, sistem üzerinden kurumunuza yapılan bağışlar otomatik olarak kaydedilir. Bunun dışında kurumunuza yapılan bağışları sisteme girebilmek için 3 seçeneğiniz var: Bağışı,

  1. İlgili bağış kampanyası içerisinden ekleme
  2. Bağış kampanyalarından bağımsız olarak ekleme
  3. Üye profili içinden ekleme
  1. İlgili bağış kampanyası içerisinden ekleme

1.a. Yüruttüğümüz bir bağış kampanyası dahilinde sistem üzerinden alınmayan bağışları sisteme eklemek için yönetici panelinde sol tarafta bulunan Bağışlar sekmesine tıklıyor ve gelen ekranda Projeler&Kampanyalar bölümüne geçiş yapıyoruz. Buradan ilgili kampanyayı seçiyoruz.

1.b. Buradan sol tarafta bulunan Bağış Ekle butonuna tıklıyoruz.

 

1.c. Karşımıza gelen ekranda bağışı gerçekleştiren üyemizi seçiyor ve tutar, ödeme şekli gibi verileri girerek Kaydet butonuna basıyoruz. Burada Referans No olarak belirtilen bölüme bağış makbuzu numarasını girebilir, dilersek bağışçımızın ismini gizleyebiliriz.

2. Bağış kampanyalarından bağımsız olarak ekleme 

Kurumunuza Raklet dışındaki yöntemlerle gerçekleştirilmiş ve yürüttüğümüz bir bağış kampanyası özelinde olmayan bağışları sisteme ekleyebilmek için;

2.a. Yönetici panelinde sol tarafta bulunan Bağışlar sekmesine tıklıyor ve açılan ekrandan Bağışlar bölümüne geçiyoruz. Sonrasında sağ tarafta bulunan Bağış Ekle butonuna tıklıyoruz.

2.b. Açılan ekranda bağışı gerçekleştiren üyemizi seçiyor ve detayları girerek Kaydet butonuna basıyoruz.

3. Üye profili içinden ekleme

Kurumunuza yapılan bir bağışı, bağışı gerçekleştiren üyenizin profiline gidip sisteme kaydedebilirsiniz. Bunun için;

3.a. Yönetici panelinde sol tarafta bulunan Kişiler sekmesine tıklıyor ve tüm üyeleri toplu halde görebildiğimiz ekrana yönlendiriliyoruz. Buradan bağış yapan üyemizin ismini arama çubuğuna yazıyor ve karşımıza gelen sonuçlardan ilgili üyeninin satırının sonunda bulunan Edit butonuna tıklıyoruz.

3.b. Açılan ekranda Bağışlar sekmesini tıklıyor ve Ekle butonunu seçiyoruz.

3.c. Artık üyemizin  gerçekleştirmiş olduğu bağışa dair bilgileri girip sonrasında Kaydet tuşuna basarak ekleme işini tamamlayabiliriz.

Raklet Hesabınızda Etkinlik Oluşturma

Raklet hesabınız üzerinden etkinliklerinizi kolayca oluşturabilmeniz mümkün. Etkinlikleriniz için ücretli/ücretsiz biletler oluşturabilir, satış işlemlerini gerçekleştirebilir ve takibini yapabilirsiniz. Etkinlik günü kapıda check-in işlemi yapabilir ve etkinlik sonrası ilgili raporlara ulaşabilirsiniz.

Raklet hesabınızda etkinlik oluşturmak için:

  1. Admin tarafında Etkinlikler bölümüne gidiyoruz. Açılan sayfadaki +İlk Etkinliğimi Oluştur butonuna tıklıyoruz. (Daha önceden etkinlik oluşturmuşsak, sayfanın sağ üstünde bulunan Etkinlik Ekle butonuna basıyoruz.)

  1. Açılan etkinlik oluşturma formunda sırayla;
  • Başlık : Oluşturmak istediğimiz etkinliğin başlığını giriyoruz.
  • Açıklama : Etkinliğimizin açıklamasını veya vermek istediğimiz diğer bilgileri giriyoruz.
  • Para Birimi : Etkinliğimiz ücretli olacak ise bilet fiyatlarının para birimini seçiyoruz. (Ücretsiz ise bu kısmı atlayabiliriz.)
  • Saat Dilimi : Etkinliğimizin gerçekleşeceği zamanın, gerçekleşeceği yere göre, saat dilimini seçiyoruz. (Değiştirmediğimiz takdirde seçili olarak gelen zaman dilimi Türkiye Saati’dir.)
  • Başlangıç Tarihi : Etkinliğimizin başlama tarihini gün/ay/yıl olarak kutucuğun yanında bulunan takvim işaretine basarak seçiyoruz.
  • Başlangıç Zamanı : Etkinliğimizin başlama saatini seçiyoruz.
  • Bitiş Tarihi : Etkinliğimizin bitiş tarihini gün/ay/yıl olarak kutucuğun yanında bulunan takvim işaretine basarak seçiyoruz.
  • Bitiş Zamanı : Etkinliğimizin bitiş saatini seçiyoruz.

  • Satış Bitiş Tarihi : Etkinliğimiz için oluşturduğumuz ve satışa çıkardığımız biletlerin satışının bitmesini istediğimiz tarihi gün/ay/yıl olarak kutucuğun yanında bulunan takvim işaretine basarak seçiyoruz.
  • Satış Bitiş Saati : Etkinliğimiz için oluşturduğumuz ve satışa çıkardığımız biletlerin satışının bitmesini istediğimiz saati seçiyoruz.
  • Adres, İl, Ülke : Etkinliğimizin gerçekleşeceği yerin adresini detaylı olarak bu alanlara giriyoruz. (Adres bilgilerinin doğru şekilde girilmesi durumunda Google haritalar yardımı ile etkinlik sayfasında etkinlik yerimize otomatik yol tarifi alınabiliyor.)
  • Mevcut Bilet Sayısı : Etkinliğimize katılım veya bilet sayısı sınırsız ise Sınırsız bölümünü seçiyoruz. Sınırlı ise Sınırlı bölümünü seçiyor ve altta açılan kutucuğa kaç kişi ile sınırlamak istediğimizi yazıyoruz.
  • Görünürlük : Etkinliğimiz herkese açıksa Genel bölümünü, sadece üyelerimize açıksa Üyelere Özel bölümünü seçiyoruz.

  • Resim : Etkinliğimizin tanıtımını yapacak olan görselimizi buradan ekliyoruz. Dosya Ekle butonuna tıklayarak eklemek istediğimiz görseli seçiyoruz. Ön resim olarak ayarlanacak alanı belirleyip Kırp butonuna tıklıyoruz.

  1. Etkinlik oluşturma formunu doldurma işlemini tamamladıktan sonra Kaydet butonuna basıyoruz.
  2. Etkinliğimizi oluşturduktan sonra bilet oluşturma aşamasına geliyoruz. Ekleyeceğimiz bilet türünü seçerek ilgili butona tıklıyoruz.

  1. Örnek olarak Ücretli Bilet Ekle seçimi yapalım. Açılan sayfada;
  • İsim : Biletimiz için bir isim yazıyoruz.
  • Açıklama : Biletimiz için bir açıklama yazıyoruz.
  • Fiyat : Bilet fiyatımızı belirliyoruz.
  • Görünürlük : Oluşturduğumuz bu bileti kimlerin satın alabileceğini ayarlıyoruz.
  • Mevcut Bilet Sayısı : Oluşturduğumuz biletin sınırlı sayıda olup olmadığını seçiyoruz. Sınırlı ise kaç adet olduğunu açılan kutucuğa yazıyoruz.
  • Bilet Limiti : Bir kişinin tek seferde en fazla kaç tane bilet alabileceğini seçiyoruz.
  • Bilet Türünü Gizle : Bileti oluştururken burayı boş bırakıyoruz. Daha sonra artık bu biletin görünmesini istemezsek, bu sayfaya ulaşıp buraya tik koyuyoruz.
  1. Biletimizi oluşturduktan sonra Kaydet butonuna basıyoruz.

  1. Birden fazla bilet türü yaratmak istiyorsak aynı işlemi açılan sayfadaki bölümden seçiyoruz. Bilet oluşturma işlemi tamamlandıktan sonra Etkinlik Ayrıntılarına Gidin butonuna tıklıyoruz.

  1. Açılan sayfa, etkinliğimizin takibini yapabileceğimiz sayfa olacaktır. İnsanlar tarafından görünmesini sağlamak için bu sayfada bulunan Yayınla butonuna tıklayarak, etkinliğimizi yayınlıyoruz.

  1. Etkinliğimizi yayınladıktan sonra, açılan sayfadan kayıt takibini yapabiliriz. Yayınından Kaldır butonu ile etkinliğimizi yayından kaldırabiliriz.

  1. Etkinlik Sayfası butonuna tıklayarak oluşturduğumuz etkinliğimizin üçüncü kişilere nasıl göründüğüne bakabiliriz.