How to Import Your Corporate Members in Your Raklet Account?

Besides your individual members, you can keep the records of your corporate members in your Raklet account. These corporate members can be your sponsors, your members as a whole company etc. You can import your corporate sub-members too to see who are the responsible for each corporate member.

If you arrange your existant data according to the proper Excel format, you can easily import your contacts in two-stages.

Let’s start by importing our corporate members. You can see below the data import template for corporate members. CorporateMemberNo is important here for importing corporate sub-members at the second stage. Type column is important too to indicate that they are corporate members.

After having designed our corporate members excel sheet, we can easily import it. Go to your email address in the left lower corner and click Notifications. You will be oriented to the page where you can complete the basic steps while activation your account. Click Import button.

You are on the page where you can decide on your import method. Choose copy-past option to prevent the troubles due to the format differences.

Copy-paste your Excel sheet of your corporate members and then name the related columns. Choose Member No for your Corporate Member No column. And define Type column as Type.

After having imported our corporate members by completing this step, we can import the related corporate sub-members. We need another excel sheet completed properly. You can see the template below.

Repeat the steps above to import your new list. Copy-paste your list but while selecting the columns, select your Corporate MemberNo column as Corporate MemberNo this time. And Member No of your sub-members as Member no. Don’t forget to select Type column as Type as well.

After having completed this two-stage, you can easily filter your corporate and sub-members in Contacts section.

 

 

 

How to Add Members to Your Raklet Account

You can add to your Raklet account your members, donors, volunteers or the people with whom you are communicating.

  1. Click Contacts in the left column in the Admin panel. You can see all your contacts on this page and search for a specific member by writing his/her name or email address in the search bar at the upper right corner.

2. To add a new member to your Raklet account, click  +Add Contacts at the upper right corner and click Add Person. You can choose Add Company as well to add a corporate member or Import Contacts for adding members en masse.

3. After having added the basic data related to your member, click Save.

3. After having added your new member, you can enter more detailed information in his/her profile page.

Sivil Toplum Kuruluşları için Google, 40.000$’a varan reklam desteği sağlıyor!

Raklet olarak STK’ları teknolojik açıdan güçlendirebilmek için çalışırken aynı amaca hizmet eden başka bir uygulamayı da sizlerle paylaşmak istedik. Belki de yalnızca arama motoru olarak kullandığınız Google, normalde ücretli olan bazı servislerini sivil toplum kuruluşları için ücretsiz olarak sunuyor. Aylık 10,000$ değerindeki ücretsiz AdWords reklamları desteği, eğer iyi bir kampanya yürütülebilirse 6 ayın sonunda 40.000$’a kadar çıkabiliyor örneğin.

STK’ların yeni teknolojileri en düşük maaliyetle işleyişlerine dahil edebilmeleri oldukça önemli zira bu yeni teknolojiler sayesinde etki alanlarını çokça genişletebiliyorlar. Sivil Toplum Kuruluşları için Google programı ise tam da bunu amaçlıyor. Bir STK olarak bu hizmetten yararlanıp kurumunuzun ismini daha çok kişiye duyurabilmek için öncelikli olarak yapmanız gereken, Techsoup Türkiye’de kaydınızı oluşturmak. Türkiye’deki tüm sivil toplum kuruluşları başvuru yapabiliyorlar.

Kaydınızı oluşturduktan sonra programa uygun olup olmadığınız araştırılıyor. Uygunluk kriterlerine buradan ulaşabilirsiniz.

Peki uygun bulunmanız hâlinde ne gibi hizmetlerden yararlanabiliyorsunuz?

  • Aylık 10,000$ değerinde ücretsiz AdWords reklamları

Anahtar kelime hedeflemesi yoluyla Google.com’da kurumunuzun web sitesini tanıtmak için aylık 10,000$ değerinde ücretsiz AdWords reklamlarından yararlanabiliyorsunuz. Bu şu anlama geliyor: Faaliyet gösterdiğiniz alandaki anahtar kelimelerle Google’da arama yapıldığında kurumunuz üst sıralarda çıkıyor. Bu yolla çok daha fazla gönüllüye, bağışçı ve üyeye erişebiliyorsunuz. Üstelik bu fırsatı verimli bir şekilde değerlendirebilirseniz 6 ayın sonunda bu destek 40.000$’a kadar çıkabiliyor.

  • Sınırsız dosya paylaşımı, email ve daha fazlası!

Google uygumalarından STK’lar için geliştirilmiş ücretsiz özel paket dahilinde faydalabilirsiniz. Yani ekip içi kordinasyonunuz hiç olmadığı kadar etkin hale gelebilir zira ekip olarak çevrimiçi dokümanlar, e-tablolar ve sunular üzerinde gerçek zamanlı olarak çalışabilir, kolayca toplantı ve etkinlik planlamak için takvim paylaşabilirsiniz. Bulutta güvenle dosya depolayabilir ve yedekleyebilir,  dizüstü bilgisayarlarından veya başka cihazlardan video toplantılara katılabilirsiniz.

  • Youtube Premium hesap özellikleri ücretsiz!  

Sivil Toplum Kuruluşları için Google programı dahilinde Youtube kanallarının premium özelliklerinden ücretsiz olarak faydalanabiliyorsunuz. Topluluğunuzu harekete geçirmede  videoların tahmin ettiğinizden çok daha etkili olabileceğini tekrar hatırlatalım.

Kullanım sırasında nelere dikkat etmeli?

  • Eğer daha önce hiç Gmail uygulamaları gibi teknolojileri kullanmadıysanız ilk aşamada bir uzmandan destek almak zaman kaybını azaltacaktır.
  • Google  Adwords için uzman desteği çok daha gerekli olabilir zira sistem içerisindeki eğitim modüller size yardımcı olacak olsa da arama motoru optimizasyonununda (SEO) dikkat edilmesi gereken birtakım incelikler mevcut. Böylece zaman kaybetmeden etkili bir kampanya oluşturabilirsiniz.
  • Adwords kampanya raporlarınızı her ay gözden geçirmeniz; eylemlerinizin ne gibi sonuçlar doğurduğunu, ne gibi bir geri dönüşü olduğunu görmeniz açısından önemli.

Programla ilgili ayrıntılı bilgiye Sivil Toplum Kuruluşları İçin Google sayfasından ulaşabilirsiniz.

Eğer Raklet Pro ya da Premium hesabınız var ve süreçte desteğe ihtiyaç duyuyorsanız dilediğiniz zaman bizlerle iletişime geçebilirsiniz. Destek için Techsoup Türkiye ve Google Destek ekiplerine ulaşmanız da mümkün.

Bonus: Google Analytics Entegrasyonu ile Raklet Hesabınız Artık Çok Daha İşlevsel!

How to Import Your Contacts into Your Raklet Account?

Your members, donors, volunteers or anyone with whom your organization has ties. You can import all your contacts to your Raklet account and manage your community. Of course, you can add your contacts one by one, but there is a more practical way to do.

1. Notification center in your Raklet account will guide you along the way. Click your email address at the lower left corner and click Notifications. You will be oriented to the page where you can see the steps for the activation of your Raklet account. Click import to upload your contacts.

2. You will be oriented to the page where you can choose your import method. You can import from file or prefer to copy/paste your contact list. If you have custom fields, the copy/paste method can be more accurate. Choose your method and click Continue.

3. All you have to do is to copy/ paste your Excel list in this field. There are a few tricks at this point like choosing the names of the columns too while copying your data in your Excel file ( First name, Last name…). And also your country data must be like US, FR, TR…

You can find the data import template here. If you arrange first your existant data according to this template, your import will be more accurate.

4. After having clicked the Upload button you will be oriented to the page where you can name your columns. You can select your column names among the existing fields or create a new custom field if you have a data special to your organization.

5. After having named all the columns, click Save & Continue. All your data will be imported to your Raklet account. You can update the data in the profile of your contacts whenever you want.

 

 

Raklet is at Your Service with its New Contacts Module

As you know, you can import all your contacts to your Raklet account regardless if they are your official members, your volunteers, donors or just people with whom your organization has ties. You might be keeping custom data related to your contacts and willing to filter them easily according to your needs. We have good news for you. Raklet’s new contacts module is with you in this process.

In the Contacts section, you can see all your contacts at your account. You will see a filter tool on your left. All you have to do is to define your criteria and list your contacts on the page. Let’s suppose that you want to list your corporate members.  Just click member type section and choose Corporate Member.

You can decide on the data that you want to see on this page by checking the boxes at the upper right corner of the page. After having filtered your contacts, you can tag or export them easily.

While exporting you have two possibilities. You can export your contacts with the columns that you chose by checking the boxes above or with all their data in the system.

With this new contacts module, your filter tool is more flexible and more suitable to your needs.

How to Manage the Accessibility of your Raklet Social Network?

Your members can update their profiles, pay their membership fees, follow your announcements or your donation campaigns, and communicate with other members of your community. Social Network panel of your Raklet account allows all of these functions.

You have the possibility to manage this Social Network and define your criteria. Here are some tricks to keep in mind in this process.
 
Who can access your social network panel?
 
All your contacts approved by you as “active members” (individual, corporate or corporate sub-members) and the managers of your organization can log in the platform and access the social network panel. Your public donators, your non-member event participants, and your potential members can not access here as they are not an approved as a member of your community.
 
You may want that a group of your non-member contacts can log in the social network but stay out of the membership fee assignment process. All you have to do is to define a custom membership type for them and state the membership fee as “0”.
 
How to manage the visibility of the social network?
 
Both you or your members can decide if their profile will be seen by other members or not. Your member can also decide whether he/she receives messages from other members.
Your members can make all these settings in their profile after having logged in the platform.
According to the demand of your members, you can make the necessary updates in his/her profile too.

How to Bulk-Update Your Contacts Data in Your Raklet Account?

After having imported your contacts to your Raklet account, you may want to make changes en masse. You can update the profiles of your contacts one by one, but you have a more practical way.

All you need is the Raklet ID number of your contacts. You will see this information in each of your export files as the identifier. 
 
1. Let’s suppose that you have a tag as “Example tag” and you have made some mistakes in the data of your contacts in this tag. The first thing we do is to export this tag.
To export your tag, click your email address at the lower left corner and then Settings. You are on the page where you can see all your categorization in your account via tags or lists. Find the tag that you want to update.
And click Export to make necessary changes in your Excel list.
 
 2. We can re-import our list after having made necessary changes in our excel file.

3. If we identify Raklet ID column while selecting our columns, the existing data of our contacts will be updated automatically without being imported twice

If your contacts have a member no, you can do the same action with the member no instead of Raklet Id.

How to Create Custom Membership Types in Your Raklet Account?

You might have different membership types and a different membership fee for each of them. Don’t worry. You can manage all this complicated process with Raklet. All you have to do is to create custom membership types in your Raklet account. 

  1. Go to Membership section in the Admin Panel and then click Settings. To create a new custom membership type, click + Setup Membership Levels.

2. Write down the name of your custom membership type, its description, the related membership fee and the interval of the payment (one time, weekly, monthly or yearly). You can also decide on the action to take when the fee is not paid (Leave subscription as is or Cancel Subscription).
If you check the box Public can Apply, your members can choose their membership plan in their membership application form. After having defined your membership plan, click Save. You can add custom membership types as much as you want.
3. Your members can choose their membership type in the application form while the membership application process.  You can add your members to an existing custom membership type as well. For this, just click the name of the custom membership type and then +Members button. 
4. On this page, you have the possibility to add you members one by one, by lists or by tags. Then, you can see the list of the members who belong this custom membership type.
  
You can list all your members who have a plan under the Subscriptions.
For the members who have a membership type plan, the membership fee is assigned automatically by the system. If you have members who don’t have a custom membership type in the system, they are not included in the automated debt assignment process. In this case,  you can add their debts manually

Raklet Hesabınızın Ayarlarını Güncelleme

Raklet hesabınızı yönetirken onu kendi tercihlerinize göre düzenleyebilirsiniz. Bunun için:

  1. Yönetici panelinde sol alt köşede bulunan logomuza ve sonrasında Ayarlar sekmesine tıklıyoruz. Karşımıza gelen ekranda hesabımızla ilgili tüm genel ayarları yönetebilmemiz mümkün.

2. Genel Ayarlar bölümünde hesabı hangi dilde kullanacağımız karar verebilmemiz, ülke kodu gibi temel değişiklikleri yapabilmemiz mümkün. Google Analytics Entegrasyonu yaptığımızda anahtarı girebileceğimiz alan da bu kısımda yer alıyor.

3. Bir sonraki bölüm olan İletişim Bilgileri bölümünde ise  kişilerinizin kurumunuzla iletişim kurarken kullanacakları email adresini, kurum telefon numarası, posta adresi, internet adresi bilgilerini girebilmeniz mümkün.

4. Bağlantılar bölümü ise veritabanımızı kategorize ederken oluşturmuş olduğumuz etiketler, listeler ya da kategorileri toplu halde görebileceğimiz alan. Dilersek bu kategoriler altında bulunan kişilerimizi Bağlantıları Gör butonuna basarak listelememiz mümkün.

5. Alanlar bölümünde ise sistemde kişilerimizin profilinde yer almasını istediğimiz kurumumuzun ihtiyaçlarına göre özelleştirdiğimiz alanları listelememiz, dilersek yeni bir özel alan tanımlayabilmemiz mümkün.

6. İçe Aktarımlar, Dışa Aktarımlar seçenekleriyle ise sisteme aktardığımız kişileri ya da sistemden aldığımız raporları tarih, gün ve saat bilgisiyle listeleyebiliriz.

7. Mesajlar bölümünden Email ve SMS bölümüne geçiş yapabilir, Ödemeler bölümünde sistem üzerinden aldığımız ödemelerin yatacağı kurum banka hesabını sisteme tanımlayabilir, Faturalar bölümünde ise Raklet üyelik paketimizin bilgilerine ulaşabiliriz.