Üyelerinizin Doğum Günlerini Özelleştirilmiş Otomatik Mesajlarla Kutlayın

Raklet’te içeriğine karar verebileceğiniz  doğum günü mesajları oluşturarak tüm bu süreci kolayca yönetebilirsiniz. Günü geldiğinde sistem ilgili üyenize emaili otomatik olarak gönderir.

Doğum günü kutlama emailinizin içeriğini Email > Otomasyon bölümünde oluşturabilmeniz mümkün.

Burada dilersek Pasifleştir ve Etkinleştir komutlarıyla otomatik mesaj gönderimini dilediğimiz zaman durdurabilir ya da etkin hale getirebiliriz.  Var olan içeriği ise Emaili Düzenle butonunda dilediğimiz gibi güncelleyebiliriz.

Sevdiklerinizle nice mutlu senelere:)

Raklet ile Otomatik Hatırlatma Emailleri Gönderebilmeniz Artık Mümkün!

Öncesinde sistemde üyelik planlarımız oluşturmamız gerekiyor. Üyelik planlarının nasıl oluşturulacağı ve kişilerinizi bu planlara nasıl dahil edebileceğiniz ile ilgili ayrıntılı bilgiye buradan ulaşabilirsiniz.

Üyelik planlarımızı oluştururken otomatik hatırlatma seçeneğini etkinleştirdiğimizde 10 gün önce, 5 gün önce, Aynı gün, ödemenin gerçekleşmediği 5. Gün ve 10. Gün olmak üzere farklı seçeneklerle otomatik emailimizi göndermek istediğiniz zamana karar verebiliyoruz.

Bu kararı verdikten sonra yapmamız gereken bu günlere özel hatırlatma emaillerinin içeriğini hazırlamak. Bunun için Email bölümüne gidiyor ve içerik şablonlarımızı oluşturuyoruz.

Bu içeriği hatırlatma emaili göndermek istediğiniz zamana göre dilediğimiz gibi özelleştirebilmemiz mümkün.

Sonrasında tek yapmamız gereken otomatik hatırlatmalar bölümünde hangi gün hangi içerik şablonunun gönderilmesi gerektiğine karar vermek.

Böylece üyelerinizin üyelik başlangıç tarihlerine bağlı olarak sistemin belirlediğiniz zamanlarda hatırlatma emaillerini otomatik olarak göndermesini sağlayabilirsiniz. 

Üyelerinizin kartları sistemde kayıtlı olduğunda (daha önce aidatlarını Raklet üzerinden ödemişlerse) belirlediğiniz otomatik hatırlatma emailleri doğrultusunda kendileri sistem tarafından bilgilendirilerek ödemeleri otomatik olarak çekilir. Çekimin başarısız olması durumunda ise üyeleriniz  kartlarını güncellemeleri gerektiğini bildiren otomatik bir email alır ve 5. ve 10. günlerde çekim tekrar denenir. 

Kişi Verilerini Filtreme ve Raporlama Artık Çok Daha Zahmetsiz

Raklet’in yeni geliştirdiği kişi modülüyle ihtiyaçlarınız doğrultusunda kişilerinizi dilediğiniz gibi filtreleyebilir, bu filtreleme sonuçlarını doğrudan excel dosyalarınıza aktarabilirsiniz.

Bildiğiniz gibi Raklet hesabınıza, üye olmayan kişilerinizi tanımlayabilmeniz de mümkün. Üye ya da değil tüm kişilerinizi Bağlantılar sekmesi altında listeleyebilir, üyeleriniz özelindeki işlemler için ise Üyelik bölümü kullanabilirsiniz.

Tüm kişilerimizi sol tarafta bulunan filtrele bölümünden dilediğimiz gibi filtrelememiz mümkün. Seçtiğimiz kriterlerin tümüne uyan kişiler sağ tarafta listeleniyor olacaklar.

Burada ekranda görünmesini istediğimiz kolonları sağ üst köşedeki kutucuktan belirleyebiliriz. Dilersek var olan kişilerimizin tüm verilerini bu ekrana yansıtabilir, dilersek ihtiyacımız olan tek bir kriteri görüntüleyebiliriz.

Burada ihtiyacımıza göre filtrelediğimiz kişilerimize doğrudan etiket atayabilir, etiketlerimiz altında listelenmelerini sağlayabilir ve sonrasında etikete özel email gönderebiliriz.

Dilersek filtrelediğimiz kişileri doğrudan Excel dosyasına aktamamız da mümkün.

Burada kişilerimizin sistemde var olan tüm verileriyle mi yoksa mevcut ekranda görüntülenen verilerle mi aktarılacaklarına karar verebilmemiz mümkün.

Raklet Hesabınızın Ayarlarını Güncelleme

Raklet hesabınızı yönetirken onu kendi tercihlerinize göre düzenleyebilirsiniz. Bunun için:

  1. Yönetici panelinde sol alt köşede bulunan logomuza ve sonrasında Ayarlar sekmesine tıklıyoruz. Karşımıza gelen ekranda hesabımızla ilgili tüm genel ayarları yönetebilmemiz mümkün.

2. Genel Ayarlar bölümünde hesabı hangi dilde kullanacağımız karar verebilmemiz, ülke kodu gibi temel değişiklikleri yapabilmemiz mümkün. Google Analytics Entegrasyonu yaptığımızda anahtarı girebileceğimiz alan da bu kısımda yer alıyor.

3. Bir sonraki bölüm olan İletişim Bilgileri bölümünde ise  kişilerinizin kurumunuzla iletişim kurarken kullanacakları email adresini, kurum telefon numarası, posta adresi, internet adresi bilgilerini girebilmeniz mümkün.

4. Bağlantılar bölümü ise veritabanımızı kategorize ederken oluşturmuş olduğumuz etiketler, listeler ya da kategorileri toplu halde görebileceğimiz alan. Dilersek bu kategoriler altında bulunan kişilerimizi Bağlantıları Gör butonuna basarak listelememiz mümkün.

5. Alanlar bölümünde ise sistemde kişilerimizin profilinde yer almasını istediğimiz kurumumuzun ihtiyaçlarına göre özelleştirdiğimiz alanları listelememiz, dilersek yeni bir özel alan tanımlayabilmemiz mümkün.

6. İçe Aktarımlar, Dışa Aktarımlar seçenekleriyle ise sisteme aktardığımız kişileri ya da sistemden aldığımız raporları tarih, gün ve saat bilgisiyle listeleyebiliriz.

7. Mesajlar bölümünden Email ve SMS bölümüne geçiş yapabilir, Ödemeler bölümünde sistem üzerinden aldığımız ödemelerin yatacağı kurum banka hesabını sisteme tanımlayabilir, Faturalar bölümünde ise Raklet üyelik paketimizin bilgilerine ulaşabiliriz.

Kişilerinizi Raklet Hesabınıza Aktarma/ Temel Aktarım

Üyeleriniz, bağışçılarınız, gönüllüleriniz ya da kurumunuzla yolu keşişmiş tüm kişiler…Tüm kişilerinizin bilgilerini Raklet’e kolayca aktarabilir, sürekli olarak güncellenen bir veritabanına sahip olabilirsiniz. Bunun için:

1. Raklet hesabınızda sol alt köşede bulunan email adresimize tıklıyor ve açılan ekrandan Bildirimler kısmına geçiş yapıyoruz. Sonrasında Kişi ve Kurumlarınızı Aktarın bölümünde Aktar butonuna  basarak veri aktarımını gerçekleştireceğimiz ekrana yönlendirebiliriz.

2. Yönlendirildiğimiz sayfada doğrudan dosyadan ya da kopyala yapıştır metoduyla veri aktarımını gerçekleştirebileceğimiz sayfaya yönlendiriliyoruz. Eğer ekleyeceğimiz özel alanlar söz konusuysa kopyala yapıştır metoduyla ilerlemek çok daha sağlıklı olacak. Seçimimizi yaptıktan sonra Devam/ Continue butonuna basıyoruz.

3. Sonrasında yönlendirildiğimiz sayfada var olan Excel tablomuzdaki verileri kopyalayıp yapıştırarak aktarım işlemini başlatabiliriz.

Öncesinde mevcut Excel dosyanızdaki verileri,  buradaki veri aktarım şablonuna  uygun olarak düzenlediğinizde Raklet’teki alanlarla tam uyumunu ve sorunsuz bir şekilde aktarılmasını sağlayabiliriz. Şayet bu şablonda bulunan alanlar dışında sistemde yer almasını istediğiniz temel bir veri varsa, bunu da excel listemize eklememiz mümkün.

Verilerimizi şablona uygun olarak düzenledikten sonra kopyalayıp yapıştırma işlemi sırasında dikkat etmemiz gereken Excel dosyamızdaki Ad, Soyad, Adres gibi sütun isimlerini de kopyalamayı ihmal etmemek.

Sonrasında Yükle/Upload butonuna basıyoruz.

4. Artık sütunlarımızı dilediğimiz gibi isimlendirebiliriz. Ad, Soyad, Email, Adres Details gibi var olan alanlardan seçim yapabileceğimiz gibi Mezuniyet yılı, Okuduğu Bölüm gibi kurumumuza özel bilgileri de özel alanlar yaratarak (Create a new custom field) seçebiliriz. Tek yapmamız gereken Sütun Seç/ Select Column butonuna basmak ve isimlendirmek.

5. Tüm kolonlarımızı isimlendirdikten sonra kaydedip devam ediyoruz. Aktarım işlemi tamamlandıktan sonra kişilerimizin profillerinde aktardığımız tüm verileri görmemiz ve sonrasında dilersek güncelleyebilmemiz mümkün.

 

Raklet Hesabınızda Özelleştirilmiş Alanlar Yaratmanız Artık Mümkün!

Sağlıklı ve güncel bir veri tabanına sahip olmanız kurum olarak başarınızın temelini oluşturuyor. Raklet hesabınızda özelleştirilmiş alanlar yaratarak kurumunuz için önem taşıyan bilgileri kişilerinizin profillerine kolayca kaydedebilirsiniz.

Veri tabanlarını oluştururken her kurumun ihtiyacı ve kişilerine dair kaydetmek istediği bilgiler farklı olabiliyor. Mezun Dernekleri için mezunlarının mezuniyet yılı, okudukları bölüm olmazsa olmazlar arasındayken, hak temelli bir sivil toplum kuruluşunda gönüllülerinin bilgi ve becerileri önem taşıyabiliyor.

Özelleştirilmiş alanlar özelliği sayesinde kişilerinizi sisteme aktarırken profillerinde yer almasını istediğiniz tüm bilgileri kaydetmeniz artık mümkün. Tek yapmanız gereken veri aktarımı sırasında sütunları seçerken özel bir alan yarat (create a new custom field) diyerek alanınıza bir isim vermek.

Bu bilgilere sonrasında üyemizin profilinde özelleştirilmiş alanlar altında erişebilir, dilediğimiz gibi güncelleyebiliriz.

Yepyeni gelişmelerle yeniden görüşmek dileğiyle…

Kurumsal Üyelerinizi Sisteme Aktarma

Raklet hesabınızda üye kayıtlarınızı kişi bazında bireysel üyelikler şeklinde tutabileceğiniz gibi, kurumsal üyelerinizi de alt üyeleriyle birlikte sisteme aktarabilmeniz mümkün. Kurumsal üyeleriniz kurumunuza aidat ödemekle yükümlü üyeler olabileceği gibi, etkinliklerinizde sizlere destek olan ve iletişiminizi sürdürmek istediğiniz sponsor firmalar da olabilir örneğin.

Mevcut kurumsal üye listemizi Raklet hesabımıza aktarmadan önce onu belli bir şablona göre düzenlememiz gerekecek. İlgili şablona buradan ulaşabilirsiniz. Kurumsal üyeler için ayrı, kurumsal alt üyeler için ayrı olacak şekilde iki aşamalı olarak tüm listemizi sisteme aktarmamız mümkün.

Öncelikle kurumsal üyelerimizi aktararak başlayalım. Aşağıda örnek excel şablonunu görebilirsiniz. Burada CorporateMemberNo (Kurumsal üye numarası) ikinci aşamada kurumsal alt üyeleri aktarabilmemiz için önemli. İsim, soyisim kurum yetkilisinin isim ve soyismi olabileceği gibi email de kuruma ait genel bir email adresi olabilir. Type (üyelik tipi) kolonunu eklemek ise aktarımın kurumsal üyelik olarak gerçekleşebilmesi için gerekli.

Kurumsal üye listemizi bu şekilde  oluşturduktan sonra aktarım işlemimize başlayabiliriz. Yapmamız gereken sol alt köşede bulunan email adresimize tıklamak ve sonrasında Bildirimler bölümüne geçiş yapmak. Burada kişi ve kurumlarınızı aktarın bölümünden aktarım metodumuzu seçeceğimiz ekrana yönlendirilmiş olacağız.  Format farklılıklarından ötürü kopyala yapıştır metoduyla ilerlemek çok daha sağlıklı sonuç verecektir.

Yönlendirileceğimiz sayfada yukarıda hazırlamış olduğumuz Excel dosyasındaki verileri kopyalayıp yapıştırarak ilgili sütunları seçtiğimizde aktarım işlemi başlamış olacak. Burada önemli olan Kurumsal üyelerimizin numaralarının yer aldığı sütunu Member no, Kurumsal Üyelerimizin isminin yer aldığı sütunu ise Corporate Name olarak seçmek. Type sütununu ise yine Type olarak belirlememiz gerekiyor.

Sıra geldi sisteme aktardığımız kurumsal üyelerimizin alt üyelerini; yani kurum temsilcisi, başkan, başkan yardımcısı, müdür gibi kurumda yetkili olan kişilerimizi sisteme aktarmaya. Bunun için yine Excel verilerimizi aşağıdaki şablona göre düzenlemeye ihtiyacımız olacak. Burada az önce sisteme aktardığımız kurumsal üye numaralarının yer alması önemli. Sistem böylece doğru kurumla doğru alt üyeyi eşleştirmiş olacak.

Yukarıdaki işlemleri tekrarlayarak kopyala yapıştır ekranına yukarıda şablona uygun olarak hazırladığımız listeyi kopyaladığımızda, alt üyelerimizi yine ilgili sütunları seçerek aktarabiliriz. Dikkat etmemiz gereken nokta az önce Member No sütununu seçerek sisteme aktardığımız kurumsal üye numaralarımızın yer aldığı sütunu, bu kez Corporate Member No olarak seçmek. Member no ise bu kez kurumsal alt üyelerimizin üyelik numaralarına karşılık geliyor.

Sütunlarımızı seçme işlemini tamamladıktan sonra kaydet ve devam et diyerek ikinci aşamayı da başlatabiliriz.

Tüm aktarım işlemi tamamlandığında, kurumsal üyelerimize ya da alt üyelerimize bağlantılar bölümünden dilediğimiz gibi filtrleyerek ulaşabiliriz.

 

 

 

Raklet Hesabınıza Yeni Bir Üye Ekleme

Raklet üzerinden online üyelik başvurusunda bulunmuş kişiler sizlerin onayından geçtikten sonra hesaba otomatik olarak kaydedilir. Bunun dışında sizler de hesabınıza yeni bir üye ekleyebilirsiniz. 

Raklet hesabınıza yeni bir üye eklemek için;

  1. Sisteme girdikten sonra geçiş yaptığımız yönetici panelinde sol tarafta bulunan Bağlantılar sekmesine tıklıyoruz. Bağlantılar ekranında sistemde kayıtlı tüm kişilerimizi listeleyebilmemiz,  sol taraftaki filtreleme bölümünden listelemeyi dilediğimiz gibi şekillendirmemiz mümkün.

2. Sisteme yeni bir kişi kaydetmek için hemen sağ üst köşede bulunan Bağlantı Ekle butonuna basıyoruz.  Burada dilersek kişi, kurum bazında ekleme yapabilir ya da yeni bir kişi listesini hesabımıza toplu olarak aktarabiliriz.

3.  Kişi bazında ekleme yapmak istiyorsak yeni ekleyeceğimiz bağlantımızın profil, kullanıcı, üyelik ve iletişim bilgilerini girdikten sonra sağ alt köşede bulunan Kaydet tuşuna basıyoruz.

3. Böylece yeni üyemizi sisteme başarıyla eklemiş oluyoruz. Dilersek kendisinin profilinde diğer alanları da güncelleyerek çok daha ayrıntılı bir kayıt elde edebiliriz.

Üyelerinizin Sosyal Ağ Erişimlerini Yönetme

Bildiğiniz üzere Raklet’in en önemli özelliklerinden biri de üyelerinizin de platforma erişip profillerini güncellemelerine,  varsa aidat borçlarını ödeyip bağış yapabilmelerine, diğer üyeleri görüp kendileriyle birebire iletişime geçebilmelerine olanak sağlayan sosyal ağ özelliği.

Burada akılda tutmamız gereken ve işleyişine kurum olarak karar verebileceğiniz birkaç durum söz konusu.

Sosyal ağa kimler erişebiliyor?

Sosyal ağ kurum olarak sizlerin onayından geçmiş kişilerin erişime açık bir platform. Dolayısıyla üyeleriniz ya da yönetici olarak belirlediğiniz kurum çalışanları doğrudan erişim sağlayabilirken, üye olmayan bağışçılarınız, potansiyel üyeleriniz ya da üyeniz olmayan etkinlik katılımcıları giriş yapamıyor.

Burada üye olmayan, aidat sürecinin dışında tutmak istediğiniz ancak sosyal ağa erişimine izin vermek istediğiniz kişileriniz olabilir. Bu durumda yapmamız gereken kendilerine özel bir üyelik tipi belirlemek ve bu tipe ait üyelik aidatını “0” olarak belirlemek.

Sosyal ağdaki görünürlüğü nasıl yönetebiliriz?

Üyeleriniz ya da sizler bir üye profilinin sosyal ağda diğer üyeler tarafından görüntülenip görüntülenemeyeceğine karar verebilirsiniz. Üyenizin aynı zamanda diğer üyelerden mesaj almak isteyip istemediğine karar verebilmesi, iş arayıp aramadığını belirtmesi de mümkün  (Mesajlaşma özelliği üyelerin özel iletişim bilgileri saklı tutularak yalnızca Raklet hesabınız üzerinden gönderilen birebir mesajları kapsar).

Üyenizin bu ayarı sisteme giriş yaptıktan sonra Ayarlar kısmından gerçekleştirebilir:

Üyenizden gelen talep doğrultusunda gerekli ayarları kendisinin profilinden sizler de yapabilirsiniz.

 

Üyelerinizi Raklet Hesabınıza Davet Etme

Raklet hesabınızın linkini ister web sitenize yerleştirebilir, isterseniz üyelerinize gönderdiğiniz mailde paylaşarak kendilerini yönlendirebilirsiniz. Göndermeniz gereken link: raklet.com/permalink şeklinde olmalıdır.

Permalink kısmı sistem içerisinde permalinkinizi güncellediğiniz şekliyle yer alacaktır. Örneğin Ekoloji Derneği için sistem ayarlarından oluşturduğumuz permalink “ekoloji” olduğu için, üyelerimizi raklet.com/ekoloji linkine yönlendirmemiz yeterli.

Üyeleriniz kendilerine gönderdiğiniz bu linke tıkladıklarında giriş sayfasına yönlendirilecekler. Sistemde kayıtlı email adreslerini girdiklerinde ilk girişte kendilerinden bir şifre oluşturmaları istenecek. Sonraki girişlerinde bu şifreyi kullanarak sisteme giriş yapabilirler. Ya da sistemde kayıtlı email adresleri ile uyuştuğu takdirde facebook, linkedin, gmail hesaplarıyla giriş yapabilmeleri de mümkün.

raklet-ekoloji-ilk-giris%cc%a7ekoloji-derneg%cc%86i-hesabini-aktive-et-zeynep-turan235-gmail-com-gmail

raklet-sifre-3

Raklet hesabınıza üyelerinizin verileri aktardıktan sonra kendilerine gönderdiğiniz bir bilgilendirme mailiyle profillerini güncellemelerini isteyebilir ya da kendilerine aidat borçlarını hatırlattığınız bir maille doğrudan online ödeme sürecine dahil olmalarını da sağlayabilirsiniz.